Competenze
- predisposizione e aggiornamento del manuale di gestione dei documenti amministrativi
- organizzazione del sistema di gestione dei flussi documentali
- svolgimento delle procedure in materia di registrazione, segnatura di protocollo e relativa assegnazione
- autorizzazione delle operazioni di annullamento e/o modifica delle attività di registrazione
- definizione, in collaborazione con la struttura competente in materia di informatica, dei criteri minimi di sicurezza informatica del sistema e delle procedure
- definizione delle procedure per il versamento dei documenti e dei fascicoli dagli uffici all’Archivio Generale
- redazione ed aggiornamento del Piano di classificazione e gli strumenti di riferimento
- predisposizione, con la collaborazione dei settori e della Soprintendenza archivistica, del piano di conservazione dei documenti
- effettuazione, con la collaborazione dei settori e della Soprintendenza archivistica, della selezione periodica dei documenti e procedere allo scarto
- cura e conservazione dell’Archivio di deposito
- assistenza ai Responsabili dei procedimenti nelle attività di fascicolazione, cura della selezione in itinere e del loro versamento a chiusura della pratica
- cura della trasmissione al servizio archivistico dei fascicoli da versare al deposito
- predisposizione strumenti di corredo per la documentazione prodotta dagli uffici nella loro attività corrente
- aggiornamento dei Responsabili dei procedimenti e del personale dell’Ente sulle novità legislative in materia documentale
- assistenza gli uffici nella consultazione dei portali legislativi
- cura, in collaborazione con il Servizio informatico, del passaggio alla digitalizzazione dei flussi documentali
- cura della attività didattica dell’archivio storico
- organizzazione di mostre ed eventi all’interno dell’Archivio storico
- assistenza gli utenti nelle attività di ricerca all’interno dell’Archivio storico
- predisposizione piano di intervento per l’Archivio storico ex R. 42/97
- cura della partecipazione del Comune ai bandi regionali per gli archivi storici
- cura dell’accesso formale/informale agli atti amministrativi
- cura delle richieste di accesso all’archivio di deposito per gli utenti esterni
- cura delle richieste di accesso all’archivio di deposito per gli uffici interni
- cura dei rapporti con gli Istituti scolastici del territorio per le attività didattiche dell’archivio storico
- predisposizione comunicazioni e aggiornamenti in materia di flussi documentali per tutto il personale dell’Ente
- cura dei rapporti con la Soprintendenza archivistica per il Lazio
- predisposizione del pacchetto di versamento dei documenti informatici presso il soggetto conservatore
- cura dei rapporti con la società fornitrice del software utilizzato per il sistema documentale
